Motywy cz. 3 ost. Kiedy trzeba zrobić 10 rzeczy naraz

Mamy już historię bloga, mamy teorię osiągnięcia mistrzostwa, czas na dokończenie wywodów i konkrety.

Publikując wpisy giełdowe liczyłem na nawiązanie dialogu z innymi graczami (w szczególności krytykę moich posunięć), jednak nie pojawiły się żadne dyskusje. Może nie została przekroczona masa krytyczna czytelników, może mój sposób wyrażania się nie zachęca do podjęcia tematu. Jest pozytyw, niedawno pojawił się czytelnik, który nigdy nie ukrywa swojego zdania (a potem się dziwi, że nie ma szczęścia do kobiet ;) .

Blog przybrał formę pamiętnika, jednak zależy mi, żeby niósł wartościowe treści. Chłonę różne teorie, sprawdzam je na sobie a potem opisuję efekty. Dla mnie korzyścią jest nabyte doświadczenie, dla czytelnika zwrócenie uwagi na coś potencjalnie interesującego i przy okazji możliwość zaobserwowania tego w praktyce. Nadal liczę, że z czasem czytelnicy podzielą się swoimi przemyśleniami/doświadczeniami.

Wiosną po ukończeniu dużego projektu stanąłem przed nieprzyjemną sytuacją zajmowania się wieloma zajęciami naraz. Kiedy wisi nad tobą 10 zadań, ich ukończenie wydaje się niemożliwe. Zadania przytłaczają. Nie ma radości z wymęczenia któregoś, bo dochodzą wciąż nowe i nowe.

W jednym z wpisów poddałem w kompletne zwątpienie wszystko, co się w materii organizowania czasu nauczyłem. Postawiłem na prowizorkę i odwalanie zadań na koniec, pod przymusem. Jak można się domyśleć, z prowizorki efekty są conajwyżej prowizoryczne. Zwłaszcza zaległości w zajęciach, które z zasady nie mają finału (księgowość, katalogowanie materiałów produkcyjnych, korespondencji) ogromnie się nawarstwiły.

Od miesięcy nie czułem radości z pracy. Człowiek jest szczęśliwy, kiedy wykonuje zajęcie, które pochłania go bez reszty. Czas się wtedy nie liczy, odcinamy się od otoczenia, cała uwaga skupia się na pracy. Silne skupienie sprzyja pojawianiu się nowych pomysłów, ulepszeń, uproszczeń i kształtowaniu własnego, świadomego stylu.

Niestety posiadając firmę musimy robić wiele nudnych i wiele stresujących rzeczy, zupełnie nie związanych z naszą specjalnością. Szukając sposobów poradzenia sobie z problemem organizacji pracy, trafiłem na ciekawy blog BIZNES BEZ STRESU i opisaną w nim metodę Getting Things Done (GTD) oraz autorskie rozwinięcie Zen To Done (ZTD). Szczegóły metod można sobie przeczytać na blogu, ja dostosowałem je do swoich doświadczeń i osiągnałem bardzo wymierne efekty: pozbyłem się wszystkich zaległości papierkowych i utrzymuję porządek w zawartości komputera i miejsca pracy (tu by się pewnie żona ze mną nie zgodziła, ale patrzę teraz przez moje okulary :)

Na czym polega metoda? Twórczość jest cykliczna, czasem chęć budowania nie daje nam spać i nie możemy się oderwać od zajęcia (mówimy wtedy, że mamy natchnienie), czasem natomiast wszystko wydaje się bez sensu i niepotrzebne. Myślę, że z cyklami jest jak z trendami na giełdzie - jeśli pędzisz do przodu, mózg nagradza cię endorfinkami za dobrze wykonaną robotę i z satysfakcją zabierasz się za kolejne poziomy. Kiedy kończysz duży projekt, czujesz się spełniony. Jeśli projekt się dobrze sprzedaje, chcesz robić coś jeszcze większego - robienie tego samego będzie już rutyną. Klapa projektu natomiast wypala, przestajesz wierzyć w siebie, proste zadania się nawarstwiają i przygniatają.

Zrozumiałem, że muszę się wyrwać z tego schematu wzrastającego apetytu i pogłębiającej niemocy. Za bardzo skupiałem się na celach. W efekcie w okresie natchnienia połykałem kolejne cele i wyznaczałem coraz większe, a w czasie "zjazdu" przygniatały mnie zadania tysiąc razy prostsze.

Żeby dłużej nie przynudzać, podam algorytm postępowania w sytuacji, kiedy masz do wykonania wiele zadań stałych oraz z odległymi terminami realizacji (coś dla studentów).

Jeśli czujesz natchnienie, podążaj za nim. Wszystko się udaje, jest hossa, każdy zarabia. Zajmuj się najtrudniejszymi, wymagającymi największej uwagi/koncentracji zadaniami. Pierdoły zostaw sobie na czas posuchy.

Kiedy natchnienie się kończy (zaczęła się bessa):

1. Wyłącz cele. W cyklu natchnienia tworzyłeś listy TODO i odhaczałeś kolejne zadania. Teraz listy niewykonanych zadań przyprawią cię tylko o wyrzuty sumienia.

2. Listę zadań zamień na listę czynności. Im więcej czynności do wykonywania, tym lepiej. Spisz wszystko, co musisz zrobić na pół roku wprzód, ale w żadnym wypadku nie myśl o tym, że masz to zrobić :)

3. Zamień się w system wielozadaniowy. Do każdej czynności dołącz procedury "atomowe", tj. prosty ciąg kroków powodujący wykonanie kawałka czynności.

Opiszę to na przykładzie. W toku prac nad projektem a potem przy wysyłaniu ofert i negocjacjach, nazbierało mi się kilka tysięcy maili. Wcześnie starałem się grupować otrzymane i wysłane wiadomości w katalogi, jak tylko ich liczba przekroczyła 100. Jednak raz, drugi, trzeci tego nie zrobiłem i wkońcu dnia by nie starczyło na uporządkowanie wszystkiego.

Zaznaczę, że chodzi wyłącznie o istotne maile, spam, reklamy i nadsyłane cv kasuję z automatu ;) Procedura atomowa wyglądała następująco: za każdym razem jak sprawdzam maila:
3.1 Grupuję wszystkie wiadomości, na które nie muszę odpisywać (przerzucam do odpowiednich katalogów).
3.2 Odpowiadam na wszystkie maile, na które muszę odpisać i grupuję je oraz odpowiedzi w katalogi.
3.3 Grupuję conajmniej jeden mail z puli maili nieuporządkowanych.
Ponieważ w tym czasie sprawdzałem maila średnio co pół godziny, liczba nieuporządkowanych maili sukcesywnie spadała. Najważniejsze w metodzie jest aby nie zwracać uwagi na to, ile jeszcze zostało do zrobienia; cel się nie liczy, jest procedura, wykonujemy i pach, zajmujemy się czym innym.

Istotą podejścia czynnościowego jest skupienie się na przełączaniu pomiędzy zadaniami atomowymi. Te mikrozadania są bardzo proste, ale nie zdążą nas znudzić, bo zaraz robimy coś innego. Wchodzę do kuchni zrobić herbatę. Procedura: zmyj conajmniej jedno naczynie, nawet jeśli jest to łyżeczka. Kiedy odnosisz kubek umyj go + conajmniej jedno naczynie. Problem góry niezmytych naczyń załatwiony.

Przyszła fakturka, księgujemy. Jeśli uważamy, że biurko jest zagracone, przy każdym siadaniu na fotelu odkładamy na miejsce jeden przedmiot. Odrobina treningu i możemy jednocześnie pisać kilka maili i wpis na blogu. Wszędzie czytam, że należy pokonywać każde takie zadanie po kolei, ale to nie zawsze działa.

Ważne jest, żeby lista zadań była długa i dało się rozbić je na proste mikrozadania. System nie sprawdzi się, kiedy pracujemy nad złożonym projektem, ale na czas skupienia i wyłączności przyjdzie inna pora. Metoda ma jeszcze jedną ogromną zaletę: czujemy zadowolenie, kiedy kończymy zadanie (zmyliśmy wszystkie naczynia, uporządkowaliśmy biurko, skrzynkę pocztową etc.) ale nie czujemy żadnego dyskomfortu, kiedy zadanie wisi nad nami! Ale nie dajmy się zwieść temu zadowoleniu i nie wyznaczajmy nowych większych celów, dopóki nie wejdziemy w tryb natchnieniowy.

Temat metody czynnościowej będę jeszcze rozwijał, na razie chcę powiedzieć, że jest to początek budowania zdrowych nawyków.

I wreszcie finał. Co mają motywy pisania bloga, do teorii 10 tys. godzin i radzenia sobie z nudnymi zadaniami? Stawiam sobie duży cel: chciałbym ciekawie i poprawnie pisać, żeby kiedyś napisać książkę. Co robię? Wpisuję bloga na listę czynności, poświęcam na niego kilka godzin w tygodniu i za 11 lat będę sprawnym rzemieślnikiem :)

Ponieważ wiem już, że blog będzie czymś trwałym, dodałem do niego reklamy. Zarobek z reklam jest dobrym miernikiem wartości moich wpisów dla czytelników. Przez 3 dni reklamy zarobiły na 2 piwa, mniej więcej tyle średnio alkoholu spożywam. Wypiszę zatem zalety prowadzenia bloga:

- uczę się pisać, uczestnicząc w dyskusjach poszerzam świadomość
- blog jako pamiętnik zwiększa szansę na długie, aktywne życie (będzie jeszcze o tym wpis), pozwala przeanalizować swoje decyzje, znaleźć przyczyny sukcesów/niepowodzeń
- piję za darmo :D